TUTORIAL MENGGUNAKAN FASELITAS MAIL MERGE MICROSFT WORD DALAM MEMBUAT SURAT MASAL

TUTORIAL MENGGUNAKAN FASELITAS MAIL MERGE MICROSFT WORD DALAM MEMBUAT SURAT MASAL

1.      Bukalah program Microsft Office Word.

2.      Buatlah surat masalnya (dokumennya) seperti format undangan, yang akan diisi adalah nama orang dan alamat

Contohnya:

Kepada Yth

Di

3.      Setelah selesai membuat surat undangannya lalu simpan filenya didalam satu folder.

Contonya:

Membuat folder dengan nama : Undangan_LA17

4.      Kemudian buka kembali file yang sudah disimpan didalam folder tadi.

5.      Setelah filenya dibuka, selanjutnya membuat data nama penerima undangan dengan memilih atau mengklik iconMailings pada Toolbar Formatting kemudian pilih icon Select Recipients, setelah itu klik bagian pojok kanan yang ada tanda panah kebawah.

6.      Setelah di klik plih icon Type New List, kemudian muncul kotak jendela New Address List, setelah itu pilih iconCustomize Columns pada kotak jendela New Address List kemudian muncul kotak jendela Customize Address Listkemudian hapus semua list yang ada pada Field Names, lalu tambahkan dengan mengklik icon Add pada jendela tersebut dan ketik “nama” lalu klik ok dan ketik “tempat” lalu klik ok.

7.      Kemudian pada kotak jendela New Address List hanya ada “nama” dan “tempat” saja. Kemudian ketik nama dan tempat(alamat) orang yang akan diundang.

8.      Setelah menuliskan nama dan tempat kemudian simpan kedalam folder yang sama seperti file yang sudah disimpan sebelumnya.

9.      Setelah disimpan, kemudian icon pada Mailings yang tadinya terkunci sudah pada muncul semua (sudah tidak terkunci lagi).

10.  Setelah menuliskan nama dan tempat lalu letakkan kursor dibawah “Kepada Yth”  kemudian pilih icon Insert Merge Field lalu klik pojok kanan bawah pilih nama dan akan muncul <<nama>> dibawah tulisan “Kepada Yth”, setelah itu letakkan kembali kursor di bawah tulisan “Di” kemudian pilih icon Insert Merge Field lalu klik pojok kanan bawah pilih tempat dan akan muncul <<tempat>> dibawah tulisan “Di”. Setelah selesai kemudian pilih icon Preview Results lalu  <<nama>> dan <<tempat>> berubah sesuai yang sudah kita buat nama dan tempatnya.

11.  Jika ingin mengedit/mengubah nama dan tempat atau juga ingin menambahkan penerima undangan (nama dan tempat) lagi, pilih saja icon Edit Recipient List lalu klik kanan bawah pada icon tersebut, lalu muncul kotak jendela Mail Merge Recipient, kemudian klik data source yang akan ditambahkan atau centang data source yang ingin diganti lalu pilih Edit.Setelah diedit lalu klik Ok.

12.  Setelah semua langkah-langkah sudah selesai lalu pilih icon Finish & Merge kemudian klik pojok kanan bawah yang ada tanda panahnya kebawah lalu pilih icon Print Document, lalu muncul kotak jendela Merge to Printer lalu pilih Allkemudian klik Ok lalu pilih printer Send To OneNote 2007 dan pilih page rangenya yang All lalu klik Ok.

13.  Kemudian hasilnya bisa dilihat di One Note.